Ablauf
Vom ersten Gespräch
zum laufenden Betrieb.
Der Aufwand liegt nicht in der Technik, sondern im Leitfaden. Wenn klar ist, wer anruft und was dann passieren soll, ist der Rest Einrichtung.
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01
Kennenlernen
Wir sehen uns an, wer bei Ihnen anruft und warum. Nicht als Verkaufsgespräch, sondern als Bestandsaufnahme: Welche Anliegen kommen wie oft, was davon wiederholt sich, was muss zwingend zu Ihnen.
Sie wissen, was sich übernehmen lässt — und was besser bei Ihnen bleibt.
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02
Skripte und Regeln
Begrüßung, Gesprächsleitfaden, Weiterleitungsregeln und Eskalationswege werden schriftlich festgehalten. Das ist der eigentliche Aufwand — und der Teil, der später über die Qualität entscheidet.
Ein Dokument, das jede Frage beantwortet, die im Gespräch auftauchen kann.
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03
Zugänge und Testlauf
Wir richten ein, was gebraucht wird: Rufnummernweiterleitung, Kalenderzugriff, Postfach oder CRM. Danach läuft ein Testbetrieb, in dem Sie mithören und korrigieren können.
Sie hören, wie sich Ihr Unternehmen am Telefon anhört, bevor es echte Anrufer trifft.
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04
Laufender Betrieb
Ab dem Starttag nehmen wir in Ihrem Namen an. Was auffällt, melden wir zurück — häufige Fragen, unklare Regeln, Fälle, die der Leitfaden nicht abdeckt.
Der Leitfaden wächst mit der Praxis, statt nach dem Start einzustauben.
Häufigste Frage
Wie lange dauert das?
Das hängt fast ausschließlich davon ab, wie viel abzustimmen ist. Eine reine Anrufannahme mit klarer Begrüßung und zwei Weiterleitungsregeln braucht wenig Vorlauf. Kommen Kalenderzugriff, mehrere Sprachen, ein CRM und abgestufte Eskalationswege dazu, wird es entsprechend mehr.
Deshalb nennen wir hier keine Wochenzahl, die für Ihren Fall ohnehin nicht stimmen würde. Im Kennenlernen sagen wir Ihnen einen verbindlichen Zeitrahmen — dann kennen wir Ihre Abläufe.
Was wir von Ihnen brauchen
Weniger, als die meisten erwarten.
- Eine Vorstellung davon, wer anruft und weshalb
- Ihre Begrüßung — wie soll sich Ihr Unternehmen melden?
- Regeln für den Fall, dass etwas dringend ist
- Zugang zu dem System, in dem der Vorgang landen soll
- Eine Ansprechperson bei Ihnen für Rückfragen
Alles Weitere entsteht im Gespräch. Wer schon eine Prozessbeschreibung hat, bringt sie mit — wer keine hat, bekommt sie am Ende von uns.
Kontakt
Fangen wir mit Schritt eins an.
Ein Gespräch, in dem Sie erzählen und wir zuhören. Danach wissen beide Seiten, ob es passt.