Leistung
Telefonservice,
der in Ihrem Namen rangeht.
Ein Anruf, der ins Leere läuft, kommt selten ein zweites Mal. Wer niemanden erreicht, ruft beim Nächsten an — und merkt sich, dass es dort schneller ging. Genau diese Lücke schließen wir: Wir melden uns mit Ihrem Firmennamen, sprechen nach Ihrem Leitfaden und behandeln jeden Anrufer so, wie Sie es tun würden.
Was wir übernehmen
Konkret heißt das:
- Annahme mit Ihrer Begrüßung und Ihrem Firmennamen
- Routinefragen direkt beantworten, nach Ihrem Leitfaden
- Dringendes weiterleiten — nach Regeln, die Sie festlegen
- Gesprächsnotiz dorthin, wo Sie sie suchen: Postfach, Kalender oder CRM
- Feste Zeiten oder Randzeiten, je nach Bedarf
Ablauf
So läuft ein Anruf bei uns ab.
Ihre Rufnummer behalten Sie. Ob Sie Anrufe dauerhaft, zu festen Zeiten oder nur dann an uns weiterleiten, wenn bei Ihnen niemand abnimmt, klären wir im Kennenlernen — ebenso, ob eine eigene Nummer für uns eingerichtet wird. Wir melden uns mit Ihrem Firmennamen und der Begrüßung, die Sie festgelegt haben. Dann klären wir das Anliegen: Wer ruft an, worum geht es, wie dringend ist es. Was der Leitfaden abdeckt, beantworten wir direkt — Öffnungszeiten, der Stand einer Anfrage, ein Termin, eine Rückrufbitte mit vollständigen Angaben.
Was er nicht abdeckt, geht an Sie: Dringendes als sofortige Weiterleitung oder Nachricht, alles andere als Gesprächsnotiz in Ihr Postfach, Ihren Kalender oder Ihr CRM. Die Notiz enthält, was Sie für den Rückruf brauchen — Name, Rufnummer, Anliegen, Uhrzeit — statt nur „bittet um Rückruf". Welche Fälle sofort durchgehen und welche warten können, legen Sie vorher fest; die Regeln lassen sich jederzeit anpassen.
Anrufarten
Typische Anrufe, die wir übernehmen.
Die meisten Anrufe in einem Betrieb gehören zu wenigen Arten: Terminanfragen und Terminänderungen, die Frage nach dem Stand eines Auftrags oder einer Bestellung, Rückfragen zu Öffnungszeiten, Preisen und Unterlagen, Rückrufbitten für eine bestimmte Person, Reklamationen und — je nach Branche — dringende Fälle wie eine Störung oder ein Notfall. Für jede Art legen wir mit Ihnen fest, was wir abschließend beantworten dürfen und was wir aufnehmen und weitergeben.
Eine Terminanfrage tragen wir direkt in Ihren Kalender ein, wenn Sie uns Zugriff und Regeln dafür geben. Eine fachliche Frage — Diagnose, Rechtsauskunft, technischer Rat — beantworten wir nicht, sondern nehmen sie vollständig auf. Eine Reklamation nehmen wir ruhig entgegen, dokumentieren sie und stoßen den Ablauf an, den Sie dafür vorsehen. So bleibt die Grenze klar: Wir sind Ihr Empfang, nicht Ihre Fachabteilung.
Begriffe
Telefonservice, Telefondienst, Telefonsekretariat: die Begriffe.
Telefonservice, Telefondienst und Telefonsekretariat meinen weitgehend dasselbe: Ein externer Anbieter nimmt Anrufe im Namen eines Unternehmens an. Der Unterschied liegt meist im Umfang. Ein reiner Telefondienst nimmt Nachrichten auf und leitet sie weiter. Ein Telefonsekretariat beantwortet zusätzlich Routinefragen, vergibt Termine und erledigt kleinere Aufgaben rund um das Gespräch. Ein Callcenter im engeren Sinn ist auf hohes Aufkommen ausgelegt, häufig mit wechselnden Kräften und standardisierten Skripten. In der Sprache der Branche zählt unsere Arbeit zur Inbound-Telefonie — was viele als Inbound-Callcenter suchen; ausgehende Gespräche sind Outbound.
Unser Angebot entspricht dem Telefonsekretariat: feste Kräfte, die Ihren Betrieb kennen, ein Leitfaden je Auftraggeber, Aufgaben rund um den Anruf inklusive. Brauchen Sie über das Telefon hinaus Unterstützung — Posteingang, Belege, Datenpflege —, ist das ein Fall für den Büroservice. Geht es um ausgehende Anrufe, etwa das Nachfassen von Angeboten, ist die Outbound-Telefonie die passende Seite.
Datenschutz und Sprachen
Datenschutz und Sprachen.
Wer Anrufe für Sie annimmt, verarbeitet personenbezogene Daten — Namen, Rufnummern, Anliegen. Grundlage dafür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den wir vor dem Start schließen. Zugriff auf Ihre Daten und Systeme bekommen nur die Personen, die Ihren Auftrag bearbeiten, und alle sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Auch was mit Gesprächsnotizen nach der Übergabe geschieht, regelt dieser Vertrag — Löschfristen inklusive.
Welche Systeme wir überhaupt nutzen, bestimmen Sie: Ein Postfach für Gesprächsnotizen reicht für den Anfang, Kalender und CRM kommen dazu, wenn Sie das wollen. Angenommen wird auf Deutsch, Englisch, Französisch und Arabisch. Ein Anrufer, der auf Englisch beginnt, bleibt im Gespräch bei seiner Sprache, sofern sie für Ihren Auftrag vereinbart ist. Welche Sprachen zu welchen Zeiten vorgesehen sind, halten wir im Angebot fest.
Branchen
Wie der Telefonservice in Ihrer Branche aussieht.
Der Ablauf ist überall derselbe: Anruf, Anliegen, Leitfaden, Übergabe. Die Anliegen sind es nicht. In einer Praxis geht es um Termine und Rezeptwünsche sowie um die Frage, was dringend ist; wie wir das regeln, steht unter Telefonservice für Arztpraxen. Auf der Baustelle zählt, dass die Anfrage aufgenommen wird, bevor der Anrufer den nächsten Betrieb wählt: Telefonservice für Handwerker. Bei Praxen wie bei Rechtsanwälten und Steuerberatern gilt zusätzlich die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB, die vor dem Start schriftlich geregelt wird.
Weitere Beispiele sind die Anrufwelle nach einem Inserat bei Immobilienmaklern, die besetzte Serviceannahme im Autohaus und Reservierungen zur Stoßzeit in Hotels und Gastronomie. Alle zwölf Seiten stehen unter Branchen. Fehlt Ihre, ist das kein Ausschluss: Entscheidend ist, ob sich Ihre Abläufe beschreiben lassen.
Ablauf
Vom Gespräch zum laufenden Betrieb.
- KennenlernenWir sehen uns an, was bei Ihnen anfällt.
- EinarbeitenLeitfaden, Regeln und Zugänge werden festgelegt.
- ÜbernehmenAb dem Starttag läuft es — in Ihrem Namen.
- NachschärfenWas nicht passt, ändern wir gemeinsam.
Passt dazu
Weitere Leistungen
-
Büroservice
Ihr Backoffice als feste Remote-Kraft
Ansehen -
Kundenservice & Support
First Level, E-Mail und Rückfragen
Ansehen -
Terminvereinbarung
Koordination, Bestätigung, Erinnerung
Ansehen
Wie der Telefonservice je Branche aussieht, zeigen eigene Seiten — für Arztpraxen ebenso wie für Handwerker und Rechtsanwälte; Steuerberater finden ihre unter Telefonservice für Steuerberater.
Kontakt
Klingt passend?
Erzählen Sie uns, was bei Ihnen liegen bleibt. Wir melden uns mit einem Vorschlag, der zu Ihrem Alltag passt — und sagen auch, wenn wir nicht der richtige Weg sind.