Telefonservice für Rechtsanwälte
Telefonservice für Rechtsanwälte:
erreichbar, auch bei Gericht.
Mandanten rufen bei Rechtsanwälten selten zu einer bequemen Zeit an. Sie rufen an, wenn etwas passiert ist — und erwarten, dass jemand abnimmt. Während Sie im Mandantengespräch oder bei Gericht sind, übernehmen wir: Wir nehmen das Anliegen auf, ordnen es nach Ihren Vorgaben ein und melden, was nicht warten kann.
In Ihrem Alltag
Das fällt bei Ihnen an:
- Anrufe annehmen und das Anliegen strukturiert aufnehmen
- Neue Mandatsanfragen von laufenden Sachen unterscheiden
- Rückruftermine vereinbaren, die in Ihren Kalender passen
- Fristnahe Anliegen sofort kenntlich machen
- Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB — vor dem Start schriftlich geregelt
Ablauf in der Kanzlei
Vom Klingeln bis zur Notiz auf Ihrem Schreibtisch.
Während einer Verhandlung ist das Kanzleitelefon stumm; in der Besprechung mit einem Mandanten ebenso. Wer dann anruft, landet auf dem Band oder bei der nächsten Kanzlei auf seiner Liste. Ein Telefonservice für Rechtsanwälte setzt genau dort an. Sie richten eine Rufumleitung ein — dauerhaft, an Gerichtstagen, im Kanzleiurlaub oder nur dann, wenn im Sekretariat länger niemand abnimmt. Welche Variante sinnvoll ist, zeigt ein Blick auf die Stunden, in denen bei Ihnen niemand abnehmen kann; den werfen wir vor dem Start gemeinsam. Was sich für die Urlaubswochen anbietet, vergleicht der Ratgeber Urlaubsvertretung am Telefon.
Der Anrufer hört den Namen Ihrer Kanzlei, nicht unseren. Danach klären wir, worum es geht: eine neue Mandatsanfrage, eine Rückfrage zu einer laufenden Sache, ein Terminwunsch oder etwas mit Frist. Deckt Ihr Leitfaden ein Anliegen ab, erledigen wir es im selben Gespräch — etwa einen Rückruftermin eintragen oder die Unterlagen nennen, die Sie vorab brauchen. Der Rest wird zur Notiz für die Kanzlei: in Ihrem Postfach, Ihrem Kalender oder Ihrem CRM — was Sie freigeben. Die Notiz nennt Name und Rufnummer sowie das Anliegen und — soweit der Anrufer es kennt — das Aktenzeichen.
Anrufarten
Mandatsanfrage, Rückfrage, Fristsache: wer was bekommt.
Mandatsanfragen kommen von Menschen mit Post vom Gericht oder einer frischen Kündigung; sie suchen eine Kanzlei, die sich kümmert. Wir nehmen auf, worum es geht und wie eilig es ist. Dann fragen wir nach dem Rechtsgebiet und nach dem, was Sie vorab wissen wollen — etwa ob ein Rechtsschutzversicherer im Spiel ist. Dazu kommen Rückfragen zu laufenden Sachen sowie Terminwünsche und Anrufe der Gegenseite oder eines Gerichts. Rückruftermine tragen wir ein, wenn Ihr Kalender das hergibt; wie das im Einzelnen läuft, beschreibt die Seite Terminvereinbarung.
Rechtsauskünfte gibt es von uns nicht — weder zur Erfolgsaussicht noch zur Frage, ob eine Frist schon abgelaufen ist. Solche Fragen notieren wir für Ihren Rückruf. Honorare nennen wir nur, wenn Sie uns feste Sätze dafür freigeben; sonst gehört das ins Erstgespräch. Ruft jemand wegen einer Zustellung, einer Ladung oder einer Frist an, die nach Ihrer Regel nicht warten darf, geht die Meldung sofort an die Kanzlei oder an die Vertretung, die Sie benennen. Den Weg dafür bestimmen Sie, bevor der erste Anruf kommt.
Schweigepflicht
Verschwiegenheit nach § 203 StGB und § 43e BRAO.
Berufsgeheimnisträger dürfen Dienstleister einbinden, soweit das für ihre Arbeit nötig ist und die mitwirkende Person vorher zur Geheimhaltung verpflichtet wurde; das regelt § 203 StGB. Für Rechtsanwälte geht § 43e BRAO einen Schritt weiter: Der Vertrag mit dem Dienstleister braucht die Textform, und der Dienstleister ist darin unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Beides ist bei uns vor dem Start schriftlich geregelt — ehe die erste Kraft ein Gespräch für Sie führt. Eine mündliche Zusage reicht dafür nicht aus. Was der Begriff genau umfasst, erklärt das Lexikon.
Neben der Verschwiegenheit steht Art. 28 DSGVO. Wer für eine Kanzlei Anrufdaten aufnimmt, handelt als Auftragsverarbeiter; der Vertrag dazu regelt, welche Angaben wir erheben, wo Gesprächsnotizen liegen und wann sie gelöscht werden. Zugang zu Ihrem Postfach oder Kalender erhalten nur die Kräfte, die in Ihren Auftrag eingearbeitet sind — und nur in dem Umfang, den Sie freigeben. Wo eine Notiz am Ende liegt, entscheiden Sie: in Ihren Systemen, an der Stelle, an der sie später zur Akte kommt. Mandantendaten bleiben damit auf dem Weg, den Sie selbst vorgegeben haben.
Kanzleiformen
Einzelanwalt, Sozietät, Fachanwaltskanzlei.
Einzelanwälte ohne Sekretariat spüren jeden verpassten Anruf selbst. Bei ihnen geht es um die Stunden an Gerichtstagen und in Besprechungen, in denen niemand ans Telefon kann — und in denen die Mailbox das Bild der Kanzlei prägt. In einer Sozietät mit mehreren Berufsträgern zählt eher die Zuordnung: Welcher Anruf gehört zu wem, wer vertritt wen im Urlaub, welches Dezernat bekommt die neue Anfrage. Der Leitfaden hält diese Zuständigkeiten fest, damit eine Notiz beim richtigen Berufsträger landet und nicht erst intern weitergereicht werden muss.
Fachanwaltskanzleien bringen ihre eigene Fragenlogik mit: Ein Familienrechtler will vorab anderes wissen als eine Kanzlei für Verkehrsrecht oder Arbeitsrecht, und eine Strafsache hat andere Dringlichkeiten als eine Erbsache. Deshalb steht im Leitfaden je Rechtsgebiet ein eigener Fragenkatalog: was der Anrufer bereithalten soll, welche Angaben Sie vor dem Rückruf brauchen, was besser dem Erstgespräch vorbehalten bleibt. Dazu gehören auch die Stichworte, die einen Anruf zur Fristsache machen. Das verschiebt Fragen im Leitfaden — der Ablauf dahinter bleibt derselbe.
Fragen aus der Kanzlei
Häufige Fragen von Rechtsanwälten.
Solche Anrufe nehmen wir an wie jeden anderen — mit Name und Stelle sowie Aktenzeichen und Anliegen. Inhaltlich sagen wir dazu nichts, bestätigen kein Mandat und geben keine Auskunft über Ihre Termine. Die Notiz geht an die Kanzlei; ob sie sofort gemeldet wird oder in die Sammelliste kommt, richtet sich nach der Regel, die Sie dafür hinterlegen.
Über Stichworte, die Sie uns nennen: Zustellung, Ladung, Mahnbescheid, ein Datum im Brief, eine Frage zum Einspruch. Fällt eines davon, gilt der Anruf als fristnah und wird sofort gemeldet — statt bis zum Abend in der Liste zu warten. Ob die Frist tatsächlich läuft, prüft weiterhin die Kanzlei; unsere Aufgabe ist, dass die Information nicht liegen bleibt.
Nach Ihrem Fragenkatalog: Rechtsgebiet, Gegner, Stand der Sache, bestehender Rechtsschutz, gewünschter Rückruftermin — alles, was Sie vor dem Erstgespräch sehen wollen. Eine Einschätzung zum Fall geben wir nicht; das Erstgespräch bleibt bei Ihnen. Anfragen außerhalb Ihrer Rechtsgebiete lehnen wir höflich ab; auf Wunsch nennen wir die Kanzlei, die Sie dafür angeben. Wie der Start aussieht, zeigt die Seite Ablauf.
Den Stand einer Akte erfahren Anrufer von uns nicht — dafür fehlt uns die Akte, und es wäre Ihre Auskunft, nicht unsere. Wir notieren Anrufer und Frage und vereinbaren einen Rückruftermin, der in Ihren Kalender passt. Der Mandant hört so, dass sich jemand meldet, statt auf ein Band zu sprechen — und Sie rufen mit der Akte vor sich zurück.
Allgemeine Fragen zu Start, Kosten und Sprachen beantwortet die Seite Häufige Fragen.
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