Häufige Fragen
Sie fragen,
wir antworten.
Die Fragen unten kommen fast immer — meistens in dieser Reihenfolge. Was hier nicht steht, beantworten wir im Gespräch.
Ja. Wir melden uns mit Ihrem Firmennamen und der Begrüßung, die Sie festlegen. Für Ihre Anrufer ist es Ihr Empfang.
Das legen Sie fest. Auf Wunsch nehmen wir auch abends, am Wochenende und an Feiertagen an. Was dringend ist, leiten wir nach Ihren Regeln weiter; alles andere landet dokumentiert in Ihrem Postfach.
Das hängt davon ab, wie viel abzustimmen ist. Ein einfacher Telefonservice braucht wenig Vorlauf; kommen Kalender, CRM und mehrere Sprachen dazu, wird es entsprechend mehr. Den Zeitrahmen nennen wir im Kennenlernen verbindlich.
Wir kalkulieren nach Volumen, Sprachen und Umfang statt nach Paketpreisen — ein Handwerksbetrieb mit zehn Anrufen am Tag braucht etwas anderes als ein Onlineshop nach einer Kampagne. Sie erhalten ein schriftliches Angebot, bevor irgendetwas startet.
Wir arbeiten auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Zugriff bekommt nur, wer ihn für die Bearbeitung braucht, und alle Mitarbeitenden sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Ja, und das ist der empfohlene Weg: mit der Anrufannahme zu bestimmten Zeiten anfangen und später Terminplanung, Chat oder Back Office dazunehmen.
In aller Regel nicht. Wir melden uns mit Ihrem Firmennamen und der Begrüßung, die Sie festlegen, und sprechen nach Ihrem Leitfaden. Für den Anrufer ist es Ihr Empfang — nur dass er besetzt ist, wenn Sie es nicht sein können.
Die leiten wir weiter — nach Regeln, die Sie vorgeben. Was dringend ist, geht sofort durch; alles andere kommt gesammelt und vollständig aufgenommen zu Ihnen, statt als Notiz „bittet um Rückruf".
Feste. Der Einarbeitungsaufwand lohnt sich nur, wenn dieselben Menschen dauerhaft für Sie arbeiten — sie kennen dann Ihre Abläufe, Ihre Stammkunden und die Fälle, die der Leitfaden nicht abdeckt.
Gesprochen wird Deutsch, Englisch, Französisch und Arabisch. Welche Sprachen für Ihren Einsatz zur Verfügung stehen, klären wir im Kennenlernen — das hängt vom Umfang und von den Zeiten ab.
Die Konditionen halten wir schriftlich fest, bevor etwas beginnt — inklusive Laufzeit und Kündigung. Was dort steht, verhandeln wir vorher und nicht im Streitfall.
Genau dafür ist das Modell gedacht. Saisonale Spitzen, Kampagnen oder ein Störungsfall lassen sich abfangen, ohne dass Sie ganzjährig Kapazität vorhalten, die die meiste Zeit leerläuft.
Auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Zugriff bekommt nur, wer ihn für die Bearbeitung braucht, und alle eingesetzten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO).
Sie legen das fest. Randzeiten, Wochenende und Feiertage sind möglich — häufig ist genau das der Anlass, überhaupt anzufangen, weil dort die meisten Anrufe verloren gehen.
Noch offen?
Fragen Sie einfach.
Die häufigste Frage lässt sich hier ohnehin nicht beantworten: ob es für Ihren Betrieb passt. Das hängt davon ab, wer bei Ihnen anruft und was danach passieren soll — und dafür braucht es ein Gespräch, keine Liste.
Welche Leistungen es gibt, steht unter Leistungen; wie eine Zusammenarbeit beginnt, unter Ablauf. Am häufigsten fängt es mit Telefonservice an. Womit Sie Anbieter prüfen können, steht unter Callcenter-Anbieter vergleichen.
Begegnet Ihnen dabei ein Fachbegriff, den Sie nicht einordnen können, erklärt ihn das Lexikon. Wie die Annahme in Ihrer Branche konkret aussieht, zeigen die Seiten Callcenter für Arztpraxen und Telefonservice für Handwerker; alle zwölf stehen unter Branchen. Und wenn Sie zuerst wissen möchten, wer Ihre Anrufe eigentlich übernimmt, lohnt der Blick auf Über uns.
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