Dreißig Anrufe,
drei ernsthafte Interessenten.

Ablauf im Maklerbüro

So läuft es in Ihrem Maklerbüro ab.

Die Nummer im Exposé bleibt Ihre. Umgeleitet wird so, wie es zu Ihrem Tag passt: an Besichtigungstagen, außerhalb der Bürozeiten oder immer dann, wenn im Büro nach einigen Sekunden niemand abnimmt. Genau hier setzt ein Callcenter für Immobilienmakler an: beim Nachmittag voller Besichtigungen, an dem das Handy stumm bleiben muss, während im Portal gerade das neue Objekt sichtbar wird. Wo bei Ihnen Anrufe liegen bleiben und welche Objekte gerade laufen, ist Thema des Kennenlernens. Daraus entsteht ein Leitfaden mit Ihren Kriterien je Objekt; wie das Kennenlernen abläuft, zeigt die Seite Ablauf.

Ein Interessent hört den Namen Ihres Büros, nicht unseren. Danach folgen die Fragen aus Ihrem Leitfaden zum jeweiligen Objekt: Kauf oder Miete, Eigennutzung oder Anlage, Finanzierung geklärt oder offen, gewünschter Einzugstermin. Passt die Antwort zu Ihren Kriterien, bekommt der Anrufer das Exposé oder einen Besichtigungsvorschlag — je nachdem, was Sie für dieses Objekt freigegeben haben. Passt sie nicht, folgt eine freundliche Absage in Ihrem Wortlaut. Jedes Gespräch endet als Notiz mit Name und Rufnummer sowie Objekt und Ergebnis. Sie landet in Ihrem Postfach, im Kalender oder im CRM — was Sie freigeben.

Anrufarten

Wer bei einem Maklerbüro anruft — und was daraus wird.

Kaufinteressenten und Mietinteressenten bilden den Kern der Welle. Beide bekommen dieselbe Behandlung: Fragen aus dem Leitfaden, Abgleich mit Ihren Kriterien, dann Exposé, Terminvorschlag oder Absage. Eigentümer sind die zweite Gruppe. Wer verkaufen oder vermieten will und einen Makler sucht, wird mit Objektart und Zeitplan aufgenommen; diese Meldung bekommt nach Ihrer Regel Vorrang. Bestandskunden mit einer Rückfrage zum laufenden Verkauf erkennen wir an Ihrer Liste. Notare, Banken oder Hausverwaltungen mit einer Nachfrage zu einem Vorgang werden aufgenommen und dem Objekt zugeordnet. Steht Ihr Kalender bereit, bekommt ein passender Interessent direkt einen Besichtigungstermin — mehr dazu unter Terminvereinbarung.

Preisverhandlungen führen wir nicht. Ob ein Gebot unter dem Angebotspreis Aussicht hat oder ob die Miete verhandelbar ist, bleibt bei Ihnen — solche Anrufe werden aufgenommen und Ihnen gemeldet. Fragen nach Grundriss oder Energieausweis beantworten wir nur mit dem, was im Exposé steht. Rechtsfragen zur Provision oder zur Kündigungsfrist werden für Sie notiert, statt sie am Telefon zu deuten. Ein Anrufer, der auf jeden Fall den Makler persönlich sprechen will, erfährt den Rückrufzeitraum, den Sie vorgeben. Dringende Anliegen wie ein geplatzter Notartermin werden nach Ihrer Regel gemeldet — an die Nummer, die Sie dafür nennen.

Anrufspitzen

Nach dem Inserat: die Welle planen statt erleiden.

Freigeschaltet am Abend, klingelt das Telefon am nächsten Morgen ohne Pause — und in der Woche darauf kaum noch. Für diese Kurve ist eine feste Bürokraft in der einen Woche zu wenig und in der nächsten zu viel. Vorher legen Sie mit uns fest, welche Fragen entscheiden: Finanzierungsnachweis vorhanden, Einzugstermin passend, Haustiere, Personenzahl. Wer Ihre Kriterien erfüllt, kommt auf eine Liste mit Terminvorschlägen; alle anderen erhalten eine Absage oder — wenn Sie das freigeben — einen Hinweis auf andere Objekte aus Ihrem Bestand. So liegt am Abend eine sortierte Liste bei Ihnen statt einzelner Meldungen.

Eigentümeranfragen kommen ohne Vorwarnung und ohne Inserat: Jemand hat Ihr Schild am Nachbarhaus gesehen oder Ihre Anzeige gelesen und will wissen, was sein Haus wert ist. Genau diese Anrufe gehen in der Welle der Interessenten leicht unter. Im Leitfaden bekommen sie darum eine eigene Regel: aufnehmen, Objekt und Zeitplan notieren, sofort auf dem Weg melden, den Sie dafür festlegen. Besichtigungswellen am Wochenende oder Sammelbesichtigungen lassen sich ebenso vorbereiten: Wir bestätigen Termine, verschieben nach Ihren Vorgaben und erinnern vor dem Termin. Was der Kalenderzugriff dafür voraussetzt, beschreibt der Ratgeber Terminvereinbarung auslagern.

Büroformen

Einzelmakler, Büro mit mehreren Beratern, Bauträger.

Beim Einzelmakler ersetzt der Dienst das Backoffice, das es nicht gibt: Jeder Anruf während einer Besichtigung landet sonst auf der Mailbox. In einem Büro mit mehreren Beratern geht es eher um die Zuordnung — welcher Anruf gehört zu welchem Objekt und damit zu welchem Kollegen. Ein Telefonservice für Immobilienmakler bezeichnet in beiden Fällen dasselbe Modell; nur der Leitfaden unterscheidet sich. Bauträger und Vermietungsbüros mit vielen gleichartigen Einheiten bekommen eine Kriterienliste je Projekt statt je Objekt. Die Büroform bestimmt, wie fein der Leitfaden sortiert — der Weg der Meldung bleibt derselbe.