Telefonservice für Hotels und Gastronomie
Reservierungen annehmen,
wenn der Service läuft.
Zur Stoßzeit ist jede Hand am Gast — und genau dann ruft jemand an, der einen Tisch oder ein Zimmer will. Ein verpasster Anruf ist hier keine Kleinigkeit, sondern eine ausgefallene Reservierung.
In Ihrem Alltag
Das fällt bei Ihnen an:
- Reservierungen annehmen und in Ihr System eintragen
- Änderungen und Stornierungen bearbeiten
- Fragen zu Anfahrt, Zeiten und Ausstattung beantworten
- Gruppen- und Sonderanfragen aufnehmen und weiterreichen
- Bestätigungen und Erinnerungen versenden
Ablauf im Haus
So läuft eine Reservierung über uns.
Reservierungsanrufe kommen selten in der ruhigen Stunde am Nachmittag. Sie kommen, während das Team eindeckt oder die Rezeption beim Check-in steht. Vor dem Start klären wir, in welchen Situationen bei Ihnen niemand abnimmt: während des Abendservice, am Morgen beim Frühstück oder wenn die Rezeption gerade nicht besetzt ist. Danach richten Sie eine Rufumleitung ein — dauerhaft oder erst, wenn nach einigen Freizeichen niemand abhebt. Ihre Nummer auf der Website und in den Buchungsportalen bleibt dieselbe. Wie Reservierungen mit einem Kalender zusammenspielen, zeigt die Seite Terminvereinbarung.
Gemeldet wird mit dem Namen Ihres Hauses. Ein Gast nennt Datum und Uhrzeit sowie die Personenzahl. Wir prüfen das gegen Ihre Regeln zu Tischgrößen und Zeitfenstern und tragen die Reservierung dort ein, wo Sie es wünschen: im Reservierungsbuch, im Kalender oder in dem System, das Sie freigeben. Passt der Wunsch nicht, bieten wir die Alternative an, die Ihre Liste hergibt. Sonderwünsche wie Kinderstuhl oder Fensterplatz notieren wir dazu. Was der Leitfaden nicht abdeckt, geht als vollständige Notiz an Sie. Beim Gast melden Sie sich, sobald der Service vorbei ist.
Anrufspitzen
Stoßzeit am Telefon: Reservierung, Änderung, Gästefrage.
Ein Freitagabend im Restaurant: Die Küche gibt das Tempo vor, der Service ist im Saal — und das Telefon klingelt im Takt der Reservierungen. Wer jetzt niemanden erreicht, bucht woanders. Genau diese Anrufe nehmen wir an: die Reservierung für heute Abend, die Änderung der Personenzahl, die Verschiebung auf morgen, die Absage. Dazu kommen Gästefragen zu Anfahrt und Parkplatz oder zur Frühstückszeit — Antworten, die im Leitfaden stehen. Ein Gast mit einer Beschwerde wird angehört und vollständig aufgenommen; wie der Weg zurück zu ihm aussieht, beschreibt der Ratgeber Reklamationsmanagement.
Zimmerpreise nennen wir nur aus der Liste, die Sie freigeben: Raten für die Saison, Aufpreis für das Zusatzbett, ob Hunde willkommen sind. Steht etwas nicht darauf, sagen wir das offen und nehmen die Anfrage auf. Ob ein Zimmer frei ist, beantworten wir nur mit Einsicht in Ihre Belegung; sonst gilt derselbe Weg. Eine Zimmerbuchung mit Anzahlung oder ein Bankett bleiben bei Ihnen: Wir nehmen die Anfrage vollständig auf, das Angebot machen Sie. Fragen an die Küche, etwa zu Allergenen, gehören ebenfalls dorthin: Zusagen gibt nur, wer den Herd kennt.
Fragen aus Hotel und Gastronomie
Häufige Fragen aus Hotel, Restaurant und Café.
Sobald Sie uns den Zugang dazu freigeben, ja — ob das ein digitales Buch oder eine geteilte Liste ist, klären wir beim Start. Sie geben die Regeln vor: Tischgrößen, Zeitfenster, wie lange ein Tisch gehalten wird. Innerhalb dieser Regeln tragen wir ein; alles andere geht als Anfrage an Sie.
Nur, was auf Ihrer freigegebenen Liste steht — etwa die Rate der laufenden Saison oder ob Halbpension buchbar ist. Fehlt die Antwort dort, nehmen wir Reisedaten und Rückrufnummer auf. Der Gast hört dann, dass sich das Haus bei ihm meldet. Geraten wird nicht; ein falscher Preis am Telefon kostet mehr als ein Rückruf.
Solche Anfragen nehmen wir vollständig auf: Anlass, Wunschtermin, Personenzahl sowie die Frage nach Bewirtung oder Übernachtung. Nennt der Gast einen Budgetrahmen, notieren wir ihn. Das Angebot kommt von Ihnen, weil Menüfolge und Raumplanung Ihre Entscheidung sind. Beim Rückruf müssen Sie keine Grundfrage mehr stellen.
Wenn Sie das wünschen, ja. Nach Ihrer Liste bestätigen wir Reservierungen ab einer bestimmten Tischgröße per Nachricht oder Anruf und fragen nach, ob es bei Personenzahl und Uhrzeit bleibt. Wer absagt, gibt den Tisch frei; wer nicht erreichbar ist, steht mit Vermerk in Ihrer Übersicht.
Allgemeine Fragen zu Start, Kosten und Sprachen beantwortet die Seite Häufige Fragen.
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