Leistung
Bürodienstleistungen,
die mitdenken statt nur abarbeiten.
Back Office fällt erst auf, wenn es fehlt: Daten, die nicht gepflegt sind, Dokumentation, die niemand fortgeschrieben hat, Prozesse, die stocken, weil ein Schritt liegen blieb. Wir übernehmen diese Arbeit dauerhaft — mit derselben Person, die Ihre Abläufe kennt, nicht mit wechselnden Kräften.
Was wir übernehmen
Konkret heißt das:
- Stamm- und Bewegungsdaten pflegen
- Belege für die Buchhaltung vorsortieren und übergabefertig zuordnen
- Vorgänge dokumentieren und nachhalten
- Recherche und Aufbereitung für Entscheidungen
- Wiederkehrende Prozessschritte übernehmen
- Listen, Auswertungen und Übersichten fortschreiben
Bürodienstleistungen
Bürodienstleistungen im Hintergrund: was dazugehört.
Bürodienstleistungen ist der Sammelbegriff für alles, was ein Betrieb organisatorisch erledigen muss, ohne dass es sein eigentliches Produkt ist. Im Back Office sind das die Arbeiten ohne Kundenkontakt: Stammdaten anlegen und bereinigen, Aufträge im System nachtragen, Vorgänge dokumentieren, Listen fortschreiben, Unterlagen für die Steuerberatung vorbereiten. Zur vorbereitenden Buchhaltung gehört für uns, Belege zu sammeln, zuzuordnen und vollständig zu übergeben — das Buchen selbst und die Steuererklärung bleiben bei Ihrer Steuerberatung.
Dazu kommen Recherchen, die im Tagesgeschäft liegen bleiben: Lieferantenvergleiche, Adressabgleiche, Zusammenstellungen für eine Entscheidung. Gemeinsam ist diesen Aufgaben, dass sie wiederkehren, sich beschreiben lassen und in Ihren Systemen stattfinden. Genau dort setzen wir an: mit einer festen Kraft, die Ihre Abläufe lernt und die Arbeit dauerhaft übernimmt — nicht mit wechselnden Kräften, die jedes Mal neu eingewiesen werden müssen.
Abgrenzung
Büroservice oder Back Office: was passt?
Beide Seiten beschreiben Büroarbeit durch eine feste Remote-Kraft; der Unterschied ist die Richtung. Büroservice ist nach außen gewandt: Posteingang, Korrespondenz, Angebote nachfassen, Termine nachhalten — Aufgaben, bei denen Ihre Kunden und Lieferanten die Kraft wahrnehmen. Back Office ist nach innen gewandt: Daten, Dokumentation, Prozesse, Auswertungen — Aufgaben, die niemand außerhalb sieht, deren Fehlen aber jeder merkt.
In der Praxis mischen sich beide oft, und das ist kein Problem: Eine Kraft kann vormittags den Posteingang sichten und nachmittags Stammdaten pflegen. Wichtig ist nur, dass beide Teile beschrieben sind. Wer nicht sicher ist, wo eine Aufgabe hingehört, schildert sie uns — wir sagen, was sich abgeben lässt und was nicht. Und liegt die Aufgabe vor allem am Telefon, ist der Telefonservice die richtige Seite.
Zugriff
Zugriff auf Ihre Systeme, mit klaren Grenzen.
Back Office heißt, in Ihren Systemen zu arbeiten: Warenwirtschaft, CRM, Belegablage, Dokumentenverwaltung. Dafür braucht die Kraft Zugänge — und die legen Sie an, mit eigenem Konto und nur für die Bereiche, die die Aufgabe verlangt. So bleibt nachvollziehbar, wer was geändert hat, und ein Zugang lässt sich entziehen, ohne dass etwas anderes davon betroffen ist. Grundlage der Zusammenarbeit ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; alle eingesetzten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Was Sie außerdem festlegen: welche Änderungen die Kraft eigenständig vornimmt und welche sie Ihnen zur Freigabe vorlegt. Bei Stammdaten ist das meist unproblematisch, bei Zahlungen und Verträgen ziehen die meisten Betriebe die Grenze — und das ist auch unsere Empfehlung. Diese Freigaberegeln halten wir in der Arbeitsanweisung fest, damit sie nicht von der Tagesform abhängen, sondern für jeden gelten, der für Sie arbeitet.
Ablauf
Vom Gespräch zum laufenden Betrieb.
- KennenlernenWir sehen uns an, was bei Ihnen anfällt.
- EinarbeitenLeitfaden, Regeln und Zugänge werden festgelegt.
- ÜbernehmenAb dem Starttag läuft es — in Ihrem Namen.
- NachschärfenWas nicht passt, ändern wir gemeinsam.
Passt dazu
Weitere Leistungen
-
Telefonservice
Anrufannahme in Ihrem Namen
Ansehen -
Büroservice
Ihr Backoffice als feste Remote-Kraft
Ansehen -
Kundenservice & Support
First Level, E-Mail und Rückfragen
Ansehen
Datenpflege und Vorgänge im Hintergrund fallen vor allem an bei Energieversorgern, Steuerberatern und Pflegediensten; für Onlineshops sind es Retouren und Stammdaten.
Kontakt
Klingt passend?
Erzählen Sie uns, was bei Ihnen liegen bleibt. Wir melden uns mit einem Vorschlag, der zu Ihrem Alltag passt — und sagen auch, wenn wir nicht der richtige Weg sind.