Leistung
Büroservice:
eingearbeitet, nicht eingestellt.
Vieles im Büro ist keine Frage von Können, sondern von Zeit: Belege sortieren, Angebote nachfassen, Stammdaten pflegen, Posteingang sichten. Solche Aufgaben rechtfertigen selten eine eigene Stelle — bleiben aber liegen, wenn niemand sie macht. Wir stellen dafür eine feste Kraft, die Ihre Abläufe lernt und dauerhaft übernimmt.
Was wir übernehmen
Konkret heißt das:
- Korrespondenz und Posteingang nach Ihren Vorgaben
- Belege und Unterlagen vorbereiten und sortieren
- Stamm- und Kundendaten pflegen
- Angebote nachfassen und Termine nachhalten
- Recherche und Zuarbeit für wiederkehrende Aufgaben
Begriffe
Büroservice, Sekretariatsservice, virtuelle Assistenz: was gemeint ist.
Die Begriffe überschneiden sich, und die Anbieter dahinter unterscheiden sich stark. Ein Sekretariatsservice ist meist telefonnah: Anrufannahme, Terminvergabe, Korrespondenz. Eine virtuelle Assistenz ist häufig eine einzelne selbstständige Person, die stundenweise Aufgaben übernimmt — flexibel, aber abhängig von genau dieser Person. Ein virtueller Büroservice, wie wir ihn verstehen, ist etwas Drittes: eine feste, eingearbeitete Kraft, die wiederkehrende Büroarbeit dauerhaft übernimmt, ohne dass Sie bei Urlaub oder Krankheit selbst für Ersatz sorgen müssen. Gesucht wird das auch als Telefonservice fürs Büro — wenn nur das Telefon abgegeben wird, ist das der Einstieg.
Sie arbeitet remote, in Ihren Systemen und nach Ihren Vorgaben. Was Sie dafür nicht brauchen: einen Arbeitsplatz, eine eigene Stelle, eine Vertretungsregelung. Was Sie brauchen: beschreibbare Aufgaben und die Bereitschaft, sie einmal sauber zu erklären. Liegt die Aufgabe eher im Hintergrund — Datenpflege, Dokumentation, Prozessschritte —, ist das Back Office die genauere Seite; geht es um das Telefon, der Telefonservice.
Einarbeitung
So beginnt die Zusammenarbeit im Büro.
Büroarbeit lässt sich nur übernehmen, wenn sie beschrieben ist. Deshalb beginnt jeder Auftrag mit einer Bestandsaufnahme: Welche Aufgaben fallen an, wie oft, in welchen Systemen, wer entscheidet im Zweifel. Daraus entsteht eine schriftliche Arbeitsanweisung — kein dickes Handbuch, sondern die Liste der Fälle mit dem jeweils gewünschten Ergebnis. Zugänge richten Sie selbst ein, mit eigenen Konten und nur für das, was die Aufgabe braucht: das Postfach für die Korrespondenz, der Kalender für Termine, der Ordner mit den Belegen.
Vor dem Start schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. In der Anfangszeit prüfen Sie stichprobenartig, was zurückkommt, und korrigieren, was nicht passt — danach läuft es ohne Ihr Zutun. Was nicht dazugehört: Entscheidungen, die Ihre Unterschrift brauchen, Buchführung und Steuererklärung — das bleibt bei Ihrer Steuerberatung, wir bereiten die Belege vor — und alles, was Fachwissen aus Ihrem Beruf verlangt.
Ablauf
Vom Gespräch zum laufenden Betrieb.
- KennenlernenWir sehen uns an, was bei Ihnen anfällt.
- EinarbeitenLeitfaden, Regeln und Zugänge werden festgelegt.
- ÜbernehmenAb dem Starttag läuft es — in Ihrem Namen.
- NachschärfenWas nicht passt, ändern wir gemeinsam.
Passt dazu
Weitere Leistungen
-
Kundenservice & Support
First Level, E-Mail und Rückfragen
Ansehen -
Terminvereinbarung
Koordination, Bestätigung, Erinnerung
Ansehen -
Outbound & Terminierung
Nachfassen, Qualifizieren, Terminieren
Ansehen
Wer den Empfang abgibt, gibt selten nur das Telefon ab. Bei Rechtsanwälten wie bei Steuerberatern und Agenturen hängen Post und Termine daran; in einer Arztpraxis kommen die Rezeptwünsche dazu.
Kontakt
Klingt passend?
Erzählen Sie uns, was bei Ihnen liegen bleibt. Wir melden uns mit einem Vorschlag, der zu Ihrem Alltag passt — und sagen auch, wenn wir nicht der richtige Weg sind.