Telefonservice für Agenturen
Konzentriert arbeiten,
trotz Telefon.
Kreative und konzeptionelle Arbeit verträgt keine Unterbrechung — und jede kostet mehr Zeit als das Gespräch selbst. Wir nehmen ab, klären, was sich klären lässt, und bündeln den Rest zu einem Zeitpunkt, der Ihnen passt.
In Ihrem Alltag
Das fällt bei Ihnen an:
- Kundenanfragen annehmen und einordnen
- Abstimmungstermine koordinieren
- Statusfragen zu laufenden Projekten aufnehmen
- Neuanfragen vorqualifizieren
- Alles gebündelt übergeben statt einzeln durchstellen
Ablauf in der Agentur
Vom Anruf zur Notiz: So läuft es in Ihrer Agentur.
Projektphasen bestimmen, wann bei Ihnen niemand abnimmt: im Workshop mit dem Kunden, in der Abstimmungsrunde vor der Abnahme oder an Tagen, an denen das Team an einem Pitch sitzt. Vor dem Start klären wir gemeinsam, wo Anrufe verloren gehen und welche Anliegen das Team trotzdem sofort erfahren muss. Ihre Rufnummer bleibt; die Weiterleitung schalten Sie dauerhaft oder nur für die Stunden, in denen konzentriert gearbeitet wird. Daraus entsteht ein Leitfaden mit den laufenden Projekten, den Ansprechpartnern je Kunde und den Fragen, die wir einem Anrufer stellen sollen.
Gemeldet wird mit dem Namen Ihrer Agentur. Ein Kunde mit einer Rückfrage zum Entwurf bekommt den Stand, den Sie freigegeben haben, oder die Zusage eines Rückrufs zu einer Zeit, die Sie vorgeben. Terminwünsche für Abstimmungen tragen wir ein, sofern Ihr Kalender freigegeben ist. Fachliche Zusagen zu Konzept, Preis oder Liefertermin bleiben bei Ihnen; solche Anliegen werden nach Ihrer Regel gemeldet. Die Notiz landet dort, wo Sie sie lesen: im Postfach, im Kalender oder im CRM, das Sie freigeben. Wer lieber schreibt als anruft, bekommt Antworten aus demselben Leitfaden — über Chat und Messenger.
Anrufspitzen
Livegang, Abnahme, Urlaubswoche: Blöcke statt Unterbrechungen.
Nach einem Livegang rufen Kunden gehäuft an: Ein Link funktioniert nicht, ein Text soll noch geändert werden, ein Dienstleister fragt nach der Freigabe. Genau dann sitzt das Team an der nächsten Abgabe. Statt jeden Anruf einzeln ins Büro zu tragen, nehmen wir auf, was ansteht, und ordnen es nach Ihren Kriterien: Was den laufenden Betrieb beim Kunden stört, wird sofort gemeldet — an die Nummer, die Sie dafür nennen. Alles andere sammelt sich in einer Liste, die Sie zu einem festen Zeitpunkt abarbeiten, etwa vor dem Mittag oder am Ende des Tages.
Freelancer und Dienstleister melden sich selten zur passenden Zeit: Der Fotograf braucht die Adresse für den Drehtag, die Druckerei eine Freigabe bis zum Nachmittag. Auch diese Anrufe werden aufgenommen und mit dem Projekt verknüpft, zu dem sie gehören, damit die zuständige Person sie in einem Zug beantwortet. Wie Terminvergabe ohne Doppelbuchungen funktioniert, sobald Sie uns den Kalender freigeben, erklärt der Ratgeber Terminvereinbarung auslagern. Fällt der Empfang aus, lässt sich das Telefon in den Zeiten, die wir abdecken, auch komplett übergeben — mit einer Liste statt einer vollen Mailbox.
Fragen aus Agenturen
Häufige Fragen aus Agenturen.
Aufgenommen wird, was Sie für eine erste Einschätzung brauchen — das Vorhaben, den gewünschten Zeitraum, einen etwaigen Budgetrahmen. Was der Anrufer nennt, halten wir fest; bewertet oder bepreist wird nichts. Die Notiz geht an die Person, die bei Ihnen das Neugeschäft verantwortet, und Sie entscheiden, ob ein Rückruf lohnt.
Über Ihre Projektliste. Sie nennen uns je Kunde die laufenden Vorhaben und die zuständige Person; Bestandskunden erkennen wir an Ihrer Liste. Anrufer ohne Zuordnung werden mit Firmenname und Rückrufnummer festgehalten und der Person gemeldet, die Sie dafür nennen. Ändert sich die Liste, geben Sie uns den neuen Stand.
Diese Anrufe gehören zum Projekt wie die des Kunden. Ein Freelancer mit einer Frage zur Freigabe oder eine Druckerei mit einer Rückfrage zum Datenformat wird aufgenommen und dem Vorhaben zugeordnet, zu dem der Anruf gehört. Freigaben selbst erteilen wir nicht; sie bleiben bei der Person, die bei Ihnen das Projekt führt.
Für einzelne Tage ebenso wie für eine Urlaubswoche. Sie schalten die Weiterleitung; in den Zeiten, die wir für Sie abdecken, nehmen wir an. Was ansteht, halten wir fest; was nach Ihrer Regel nicht warten darf, wird sofort gemeldet. Danach liegt eine Liste vor, die Sie der Reihe nach abarbeiten. Welche Wege es sonst gibt, vergleicht der Ratgeber Urlaubsvertretung am Telefon.
Allgemeine Fragen zu Start, Kosten und Sprachen beantwortet die Seite Häufige Fragen.
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