Telefonservice für Autohaus und Werkstatt
Die Annahme ist besetzt.
Wir nicht.
In der Serviceannahme stehen Kunden vor dem Tresen — und gleichzeitig klingelt das Telefon. Beides gleichzeitig geht nicht gut. Wer nicht durchkommt, ruft in der Werkstatt an, die zwei Straßen weiter liegt.
In Ihrem Alltag
Das fällt bei Ihnen an:
- Werkstatttermine vergeben und bestätigen
- Rückfragen zum laufenden Auftrag entgegennehmen
- Anfragen zu Fahrzeugen und Verfügbarkeit aufnehmen
- Ersatzwagen und Hol-/Bringservice koordinieren
- Erinnerungen an anstehende Termine und Inspektionen
Ablauf im Autohaus
So läuft es zwischen Annahme, Werkstatt und Verkauf ab.
Serviceannahme und Verkaufsraum verlieren Anrufe zu denselben Zeiten: morgens bei der Fahrzeugabgabe und gegen Feierabend bei der Abholung. Dazu kommt jeder Moment, in dem ein Kunde vor dem Tresen steht und der Berater gerade den Auftrag erklärt. Beim Start sehen wir uns an, wo diese Lücken bei Ihnen liegen. Die Rufumleitung zu uns richten Sie an Ihrer Telefonanlage ein: dauerhaft, nur für bestimmte Nebenstellen oder erst, wenn in der Annahme länger niemand abnimmt. Ihre Rufnummer bleibt dieselbe, ebenso die Durchwahlen auf Ihren Auftragspapieren. Wie der Einstieg im Einzelnen aussieht, steht auf der Seite Ablauf.
Kunden hören den Namen Ihres Autohauses, wenn wir abnehmen. Dann klären wir, worum es geht: ein Werkstatttermin, eine Rückfrage zum laufenden Auftrag oder ein Fahrzeug aus Ihrem Bestand. Steht die Antwort im Leitfaden, geben wir sie direkt; Termine tragen wir in den Kalender ein, den Sie dafür freigeben. Der Rest geht als Notiz dorthin, wo Ihr Team sie liest — Postfach, Kalender oder CRM, was Sie freigeben. Kennzeichen oder Auftragsnummer fragen wir ab, wenn Ihre Werkstatt sie für den Rückruf braucht. Ihr Serviceberater ruft dann mit allem zurück, was er dafür wissen muss.
Dringlichkeit
Panne, Werkstatttermin oder Fahrzeuganfrage: was zuerst zählt.
Liegengeblieben auf der Landstraße oder ein Blechschaden auf dem Kundenparkplatz: Für den Anrufer ist das ein Notfall. Ob Ihr Betrieb ihn als solchen behandelt, legen Sie vorher fest — etwa welche Fälle Ihre Bereitschaft übernimmt oder an welchen Abschleppdienst Sie verweisen. Trifft die Regel zu, wird der Anruf sofort gemeldet: an die Nummer, die Sie dafür angeben. Ein Werkstatttermin für die nächste Inspektion oder den Räderwechsel ist dagegen Alltag; er wird in den freigegebenen Kalender eingetragen oder als Terminwunsch notiert. Eine Fahrzeuganfrage zum Gebrauchtwagen geht mit Rufnummer und Wunschmodell an Ihren Verkauf.
Ersatzwagen sowie Hol- und Bringservice sagen wir nur zu, wenn Sie uns dafür Vorgaben geben: welche Fahrzeuge dafür vorgesehen sind und für welche Auftragsarten das gilt. Ohne diese Vorgaben halten wir den Wunsch in der Notiz fest, und Ihre Annahme entscheidet. Genauso bleibt die Diagnose bei Ihrer Werkstatt: Ob das Geräusch vom Radlager kommt oder ein Kostenvoranschlag nötig ist, beurteilt Ihr Meister am Fahrzeug. Solche Fragen halten wir fest und melden sie; der Anrufer bekommt eine Rückrufzeit nach Ihrer Vorgabe genannt. Wie die Terminvergabe allgemein läuft, steht unter Terminvereinbarung.
Fragen aus dem Autohaus
Häufige Fragen aus Autohaus und Werkstatt.
Die Zeitfenster für den Räderwechsel geben Sie vor: welche Tage frei sind und ob eingelagerte Räder Vorlauf brauchen. Innerhalb dieser Vorgabe tragen wir den Termin in den freigegebenen Kalender ein und fragen Kennzeichen oder Einlagerungsnummer ab. Was nicht hineinpasst, geht als Terminwunsch an Ihre Annahme.
Ein Ersatzwagen wird nur zugesagt, wenn Sie das für die jeweilige Auftragsart freigegeben haben. Zusätzlich muss die Verfügbarkeit in einem System stehen, das Sie uns dafür öffnen. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, nehmen wir den Wunsch auf; die Zusage bleibt bei Ihrer Annahme. Dasselbe gilt für den Hol- und Bringservice.
Eine Probefahrt vereinbaren wir, sobald Ihr Verkauf uns dafür einen Kalender freigibt. Welche Fahrzeuge bereitstehen, legt ebenfalls der Verkauf fest. Andernfalls geht die Anfrage mit Name, Rufnummer und Wunschfahrzeug an Ihren Verkäufer. Über Preise verhandeln wir nicht, und eine Inzahlungnahme bewerten wir nicht; beides bleibt beim Verkauf.
Ob ein Fahrzeug abholbereit ist, sehen wir nur, wenn Ihre Werkstatt den Auftragsstatus in einem System pflegt, das Sie uns freigeben. Steht der Status dort, geben wir ihn weiter. Steht er nicht dort, nehmen wir die Rückfrage auf und Ihre Annahme meldet sich beim Kunden.
Allgemeine Fragen zu Start, Kosten und Sprachen beantwortet die Seite Häufige Fragen.
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